Finanzen und Logistik an der Uni Bern

Mit SAP in die Zukunft

Die Universität Bern führt ab Januar 2027 für Finanzen und Logistik ein neues System in der Datenverarbeitung ein. Projektleiter Claude Johner und Brigitte Aebi, Leiterin Finanzen, sind davon überzeugt, dass die SAP-Software dabei helfen wird, administrative Herausforderungen zu meistern.

Claude Johner: Das jetzige Betriebssystem ist überholt und benötigt eine Sanierung: Die Uni Bern hat Nachholbedarf. Die Universitätsleitung hat deshalb im August 2023 beschlossen, SAP per 1. Januar 2027 einzuführen und somit das bestehende Finanzinformationssystem FIS abzulösen.

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Ein Grossteil der Hochschulen in der Schweiz setzt bereits auf SAP, um ihre Verwaltungsprozesse zu steuern. Es ist also nicht so, dass wir uns für «irgendeine» Applikation entschieden haben, sondern für ein verbreitetes, modernes und entwicklungsfähiges System für die Planung von Unternehmensressourcen. SAP ist weltweite Marktführerin unter solchen Systemen und wird auch vom Kanton Bern eingesetzt. Die Universität Bern wird dieselbe Server-Infrastruktur wie der Kanton Bern nutzen und kann vom bestehenden Knowhow profitieren. Im Übrigen: In der Personalabteilung ist SAP bereits im Einsatz, wir können also auf Erfahrungen zurückgreifen.

Brigitte Aebi: Mit SAP wird nicht alles einfacher, aber mittel- bis langfristig ist es der richtige Schritt für effizientere Prozesse. Heute sind Auswertungen und Analysen aufwändig und teilweise gar nicht möglich. Mit SAP bauen wir eine Kostenrechnung, die uns erst die Grundlage bietet, bestimmte Auswertungen und Analysen zu machen. Auch unsere Finanzberichterstattung wird deutlich verbessert – aktuell ist sie unzureichend, weil eine fundierte Kostenrechnung fehlt.

Brigitte Aebi: Da kann ich zwei Punkte nennen: Einerseits rechnen wir mit einer grossen Prozessstandardisierung, andererseits wird die Integration dieser Prozesse in ein einziges System möglich. Das aktuelle FIS-System verursacht durch die teilweise fehlende Integration viele Anfragen seitens der Nutzenden und einen hohen Aufwand für das zuständige Wartungsteam.

Brigitte Aebi: Wenn Prozesse nicht integriert sind, müssen Nutzende Daten oft mehrfach erfassen oder abgleichen. Das führt zu Unsicherheiten, Fehlern und Rückfragen. Mit SAP machen wir in Bezug auf die Nutzendenfreundlichkeit und bei der Datenanalyse somit einen grossen Schritt nach vorne. Aber es wird auch Prozesse geben, die aufwendiger werden.

Claude Johner: Die Universität Bern steigert ihre Attraktivität als Arbeitgeberin im Verwaltungsbereich mit der Einführung von SAP, denn wer SAP-Erfahrung hat, ist auf dem Arbeitsmarkt flexibler einsetzbar. Und auch für uns wird es einfacher, Fachkräfte zu finden – etwa für die Finanzprozesse.

Brigitte Aebi: Das Projekt «SAP@UniBE» wird nicht mit dem Ziel umgesetzt, Stellen abzubauen oder Arbeiten auszulagern. Erfahrungen vom Kanton Bern und anderen Hochschulen haben gezeigt, dass kein Stellenabbau erfolgt ist. Für uns in der Finanzabteilung bedeutet das Projekt sicher einen tiefgreifenden Wandel, aber wir gehen diesen Weg gemeinsam und wir werden gut vom Projektteam unterstützt.

«SAP wird nicht mit dem Ziel eingeführt, Stellen abzubauen oder Arbeiten auszulagern.»

Brigitte Aebi

Claude Johner: Da die Universität Bern sehr dezentral organisiert ist, war es uns von Beginn an wichtig, dass wir die rund 150 Institute und 500 Personen, die sich mit Finanzen beschäftigen, an Bord holen. Im Mai 2024 konnten die Institute je eine Kontaktperson, die im Austausch mit dem Projektteam von SAP steht, bestimmen. Diese Kontaktpersonen erhalten einerseits Informationen aus dem Projekt, die sie in ihre jeweilige Organisationseinheit tragen und andererseits können sie Fragen und Anliegen aus den Instituten im Projekt einbringen. Zusätzlich setzen wir auf eine Veranstaltungsreihe und auf Schulungen in den Fakultäten. Wir haben ebenfalls eine SAP-Microsite aufgebaut und die im Projekt beteiligten Personen werden regelmässig von der Projektleitung auf dem Laufenden gehalten. Zusätzlich erhalten die Finanzverantwortlichen der Institute ein monatliches Schreiben.

Claude Johner: Wir orten über Fit for Future und hier speziell das Handlungsfeld «Universitäre Strukturen überdenken» ein grosses Potenzial, um langfristig gemeinsam mit den dezentralen Einheiten effiziente Lösungen im Finanzbereich zu finden. Kurzfristig ist es aber sicher die Aufgabe der Finanzabteilung, alle Mitarbeitenden der Institute, die mit Finanz- oder Verwaltungsprozessen in Berührung kommen, auf SAP zu schulen.

«Die Universität Bern steigert mit der Einführung von SAP ihre Attraktivität als Arbeitgeberin im Verwaltungsbereich.»

Claude Johner

Brigitte Aebi: Der Grundtenor ist positiv und das Feedback ermutigend. Natürlich gibt es kritische Stimmen: Das ist auch gut so, weil man diese Inputs im Projektteam besprechen und nach Lösungen suchen kann. Uns ist bewusst, dass Veränderungen eine Herausforderung sein können und dass die Mitarbeitenden darin begleitet werden müssen. Informationen und Schulungen sollen deshalb ausreichend zur Verfügung stehen. Wir versuchen, die Anforderungen und Bedürfnisse der einzelnen Institute zu berücksichtigen. Aber es ist unabdingbar, dass wir einen gewissen Grad an Standardisierung erreichen mit SAP, da sich dadurch der Aufwand im Betrieb für Wartung und Support reduziert.

Brigitte Aebi: Wenn man sich nicht um einen Betriebs- oder Drittkredit kümmern muss, dann wohl kaum. Aber fast alle Mitarbeitendenden haben mit eForms als Prozessverarbeitungstool im Finanz- und Personalbereich zu tun. Dieses hat sich gut etabliert und soll beibehalten werden.

Claude Johner: Das ursprüngliche Projektziel war die Einführung per Januar 2026. Für die Konzeptphase brauchten wir aber drei Monate länger als geplant und somit wäre die Umsetzungsphase zu kurz gewesen. Daher haben wir den GoLive-Termin auf den 1. Januar 2027 gesetzt.