uniAKTUELL: Herr Zimmermann, was muss man sich unter einem Peer-Review-Verfahren beim Unisport vorstellen?

Reto Zimmermann: Eine Beurteilung durch eine Gruppe von externen Spezialistinnen und Spezialisten, die Prozesse und Verfahren durchleuchten, mit Mitarbeitenden Interviews führen und vor diesem Hintergrund eine Qualitätsbeurteilung  vornehmen. Wir gewinnen eine Aussensicht, die uns vor Betriebsblindheit schützt. Der Blick von aussen hat zu Vorschlägen geführt, wie wir Dinge anders machen und worauf wir einen speziellen Fokus richten könnten. Kurz gesagt: ein Peer-Review-Verfahren trägt zur Qualitätsverbesserung bei.

Haben sich die Reviewer die Trainings angesehen? Haben sie bei den Unisport-Angeboten mitgemacht?

Höchstens am Rande, im Vordergrund der Beurteilung standen die Prozesse, das waren vor allem organisatorische und strukturelle Fragen.

Was waren aus Ihrer Sicht die wichtigsten Ergebnisse des Peer-Review-Verfahrens?

Übergeordnete Themen wie das Risikomanagement, das wir noch etwas umfassender oder ganzheitlicher anschauen könnten oder Anpassungen bei der Corporate Governance, also bei der Aufteilung von Verantwortlichkeiten, insbesondere zwischen dem Management und der uns übergeordneten Universitätssport-Kommission. Unsere Kundinnen und Kunden im Training merken zwar kaum etwas davon, wenn wir diese Bereiche optimieren, aber mittelfristig stehen wir so auf «stabileren Beinen».

«Zusammengefasst kann man vielleicht sagen: Wir sollten auch für Schlechtwetter gut organisiert sein.»

Reto Zimmermann

Was bedeutet beim Unisport Risikomanagement?

Es ging insbesondere um finanzielle Risiken und um Risiken im Bereich der Infrastruktur. Man muss wissen, dass sich der Unisport zu einem grossen Teil selbst finanziert, sei es durch die Studierendenbeiträge, Ausweisverkäufe, Kurseinnahmen oder Sauna- und Massageeinnahmen - fast 50 Prozent der Gesamtkosten werden so gedeckt. Mit diesen Einnahmen bezahlen wir unter anderem unsere 480 Trainingsleitenden. Es besteht das Risiko, dass diese Einnahmen auf einmal zurückgehen, wie das während der Pandemie der Fall war. Bei der Infrastruktur müssen wir mit Risiko leben, dass man uns Mietverträge künden könnte. Wir haben viele externe Räume, die wir für unsere Angebote dazu mieten, da die Anlagen im Zentrum Sport und Sportwissenschaft längst nicht mehr ausreichen. Bei der Optimierung der Risiken geht es darum, zuerst einmal eine umfassende Übersicht zu gewinnen und dann zu überlegen, welche Gegenmassnahmen sich ergreifen liessen.

Wie hat Ihr Team die Resultate des Verfahrens aufgenommen?

Es ist entscheidend, wie man als Vorgesetzter mit so einem Review umgeht und wie man kommuniziert. Für mich war das von Anfang an ein sehr spannender Prozess. Ich sah ihn als Chance, unsere Strategie mit Hilfe einer Aussensicht zu überarbeiten. Es war sehr bereichernd, externe Expertinnen und Experten einladen zu können und von aussen durchleuchtet zu werden. Normalerweise macht man bloss eine Ist-Analyse, um zu sehen, wo man steht, bevor man eine Strategie überarbeitet. Mit dem Peer-Review-Bericht hatten wir eine viel breitere Grundlage, da er auch Empfehlungen dazu enthielt, wie sich Dinge verbessern liessen.

Hat Ihr Team das Review auch so positiv erlebt?

Ich hoffe es. Ich habe zumindest keinen Widerstand gespürt. Vor dem Tag, als die Reviewer bei uns zu Gast waren, merkte ich allerdings eine gewisse Nervosität, eine gespannte Erwartungshaltung. Ich hatte meine Mitarbeitenden mehrmals darauf hingewiesen, dass sie den Peers alles sagen sollten, was sie auf dem Herzen haben. Es musste niemand Angst vor Konsequenzen bei kritischen Rückmeldungen haben, da sich aus dem Review-Bericht keine Rückschlüsse auf einzelne Personen ziehen liessen.

Wer waren denn die Peers, von denen Sie begutachtet wurden?

Wir konnten sie selbst aussuchen und haben der Abteilung für Qualitätssicherung und –entwicklung der Universität fünf Personen vorgeschlagen. Darunter unter anderem die Leiterin des Unisports in Lausanne, die ich gewählt habe, weil man dort einen etwas anderen Ansatz verfolgt als bei uns. In Lausanne ist der Universitätssport öffentlicher als in Bern, da gibt es zum Beispiel grosse Aussenanlagen am See. In der Gruppe der Peers waren zudem auch ein Hochschulsportlehrer der Uni Basel dabei und ein Professor für Organisation der Universität Bern. Mit seinem Wissen in Bezug auf Management und Corporate Governance war er für uns besonders interessant, da ich bei der Vorbereitung des Reviews den Fokus auf diese Bereiche gelegt hatte. Dazu hat unter anderem ein Selbstevaluationsbericht gedient, den ich im Rahmen der Strategieüberarbeitung schreiben musste.

«Ich hatte meine Mitarbeitenden mehrmals darauf hingewiesen, dass sie den Peers alles sagen sollten, was sie auf dem Herzen haben.»

Reto Zimmermann

Wie lief der Review-Prozess schliesslich konkret ab?

Die Reviewer haben sich überlegt, mit wem sie am Tag bei uns vor Ort diskutieren möchten und uns dann einen Tagesablauf präsentiert. Wir unsererseits haben dafür gesorgt, dass Trainingsleitende und Mitarbeitende für diese Interviews zur Verfügung standen. Bereits am Abend ihres Besuchs haben die Peers einen ersten mündlichen Bericht abgeliefert und drei Monate später schliesslich den schriftlichen Bericht.

Welche Art von Empfehlungen standen am Ende im Bericht?

Bei der Corporate Governance zum Beispiel hat man uns geraten, die Kompetenzen der Unisport-Kommission neu zu regeln. Diese unterstützende Kommission für den Unisport, so fanden die Reviewer, sollte eine stärkere Kontrollaufgabe übernehmen. Die Kommission besteht aus Vertretenden von Nutzerinnen- und Nutzergruppen und hatte bis anhin keine Kontrolle über die Finanzen, sondern nahm entsprechende Informationen nur zur Kenntnis. Die Kontrolle lag im Grunde genommen vor allem bei mir als Leiter des Unisports. Und dann haben uns die Reviewer auch empfohlen, ein umfassendes Risikomanagement aufzubauen. Das heisst, in allen Bereichen die Risiken zu identifizieren. Zum Beispiel auch in der IT, wo ein gewisses Klumpenrisiko bei den Mitarbeitenden existiert. Zusammengefasst kann man vielleicht sagen: Wir sollten auch für Schlechtwetter gut organisiert sein.

Sie haben von potenziellen finanziellen Risiken gesprochen. Haben die Reviewer auch in dieser Hinsicht Empfehlungen gemacht? Höhere Abonnementspreise zum Beispiel?

Nein, es wurde sogar explizit gewürdigt, dass unsere Preise tief sind. Ich habe den Peers auch meine Philosophie kommuniziert, wonach an der Uni Bern keine Studentin und kein Student aus finanziellen Gründen auf den Sport verzichten muss. Bei einem Preis von 17 Franken pro Semester für das ganze Unisportangebot sollte das nicht der Fall sein. Damit das auch so bleibt, versuchen wir, unsere Kosten weiterhin tief zu halten und unsere Organisation dementsprechend aufzustellen.